JRS computing Appeler

Le CRM de JRS computing — l’outil que j’utilise moi-même

Un CRM que j’ai construit pour faire tourner mon entreprise : fiches clients, suivi de prospection, devis, factures conformes, export comptable. Les captures montrent une instance de démonstration remplie de clients inventés.

  • Clients
  • Devis
  • Factures
  • Prospection
  • En service
L’écran du matin, sur une instance de démonstration : ce qui est à faire aujourd’hui, les factures en retard et le total dû, capture d’écran, données de démonstration
La même facture de démonstration sur téléphone : on la marque payée ou on l’annule d’une main, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 01L’écran du matin, sur une instance de démonstration : ce qui est à faire aujourd’hui, les factures en retard et le total dû. Fig. 02La même facture de démonstration sur téléphone : on la marque payée ou on l’annule d’une main.

Le problème

Quand on travaille seul, quatre choses ne doivent jamais se perdre : à qui on a parlé, ce qu’on a promis dans un devis, ce qu’on a facturé, et ce qui n’a pas encore été payé.

Un tableur ne prévient pas quand une facture est en retard, ne refuse pas d’émettre une facture sans SIRET, et ne sait pas qu’une facture émise ne se modifie plus. Or une facture française doit suivre des règles précises : numérotation qui se suit, mentions obligatoires, aucune modification après émission. Je voulais un outil qui applique ces règles lui-même, plutôt que de compter sur ma vigilance un soir de fatigue.

Ce que j’ai fait

Un CRM en ligne, développé à partir d’une base réutilisable que j’avais écrite auparavant. Il est fait de fonctions que l’on active selon l’entreprise ; voici celles dont je me sers pour trouver des clients, chiffrer et facturer.

Clients et prospection

Chaque société a sa fiche : interlocuteurs, échanges, tâches à venir. Son statut de prospection suit huit étapes (à contacter, contacté, relance, en discussion, RDV planifié, proposition envoyée, client signé, sans suite), et chaque changement est enregistré avec son auteur et sa date. La vue « Mes prospects en cours » affiche, société par société, la date du dernier échange et la prochaine action prévue. Les affaires se suivent en colonnes, du premier contact au gain ou à la perte ; un calendrier réunit les tâches et les rendez-vous.

Où en est chaque société, quand je lui ai parlé pour la dernière fois, ce qui est prévu ensuite, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 03Où en est chaque société, quand je lui ai parlé pour la dernière fois, ce qui est prévu ensuite.
Les affaires de l’instance de démonstration, en cinq colonnes, du premier contact au gain ou à la perte, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 04Les affaires de l’instance de démonstration, en cinq colonnes, du premier contact au gain ou à la perte.

Devis et factures

Un devis se chiffre ligne par ligne, avec sa TVA, et passe par cinq états : émis, accepté, refusé, expiré, annulé. Accepté, il se convertit en facture. Une facture naît numérotée (FA-2026-0007, par exemple), avec le régime de TVA et l’identité des deux parties figés à l’émission. Elle passe de « Émise » à « Payée », avec sa date d’encaissement, ou à « Annulée ». Les bons de livraison se créent depuis une facture. Chaque document se télécharge en PDF.

Les factures payées, en attente, en retard. Un retard se calcule tout seul à partir de l’échéance, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 05Les factures payées, en attente, en retard. Un retard se calcule tout seul à partir de l’échéance.
Une facture émise : numérotée, avec son PDF et ses mentions légales, prête à être envoyée au client, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 06Une facture émise : numérotée, avec son PDF et ses mentions légales, prête à être envoyée au client.
Le PDF de cette facture de démonstration, tel que le client le reçoit : mentions légales, échéance, coordonnées de règlement, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 07Le PDF de cette facture de démonstration, tel que le client le reçoit : mentions légales, échéance, coordonnées de règlement.
Les devis de l’instance de démonstration : en attente de réponse, acceptés, refusés, expirés, avec le montant encore en jeu, capture d’écran, données de démonstration
Fig. 08Les devis de l’instance de démonstration : en attente de réponse, acceptés, refusés, expirés, avec le montant encore en jeu.

Comptabilité et courrier

L’export comptable sort au format FEC (le fichier des écritures comptables que peut demander l’administration fiscale) ou en tableur, avec le journal des ventes. Une messagerie est intégrée : lecture et envoi des mails, envois programmés et automatisations.

Comment ça marche

  1. Le retard se calcule, il ne se saisit pas.

    Une facture « Émise » dont l’échéance est dépassée reçoit la mention « En retard ». Elle remonte sur le tableau de bord avec son nombre de jours de retard, et le total dû est additionné.

    L’écran du matin, sur une instance de démonstration : ce qui est à faire aujourd’hui, les factures en retard et le total dû, capture d’écran, données de démonstration
    Fig. 09L’écran du matin, sur une instance de démonstration : ce qui est à faire aujourd’hui, les factures en retard et le total dû.

  2. Rien ne s’émet avec une fiche client incomplète.

    La fiche société indique si elle est « prête à facturer » : raison sociale, adresse, pays et SIRET, dont le numéro est contrôlé. Sinon l’émission est refusée avant qu’un numéro ne soit utilisé.

  3. Une facture émise est verrouillée.

    Lignes, montants, destinataire, date d’émission et régime de TVA ne peuvent plus changer. Restent modifiables la référence client, les notes, et l’échéance, à condition de la repousser. Pour corriger le reste : annuler, puis émettre une nouvelle facture.

    Une facture émise : numérotée, avec son PDF et ses mentions légales, prête à être envoyée au client, capture d’écran, données de démonstration
    Fig. 10Une facture émise : numérotée, avec son PDF et ses mentions légales, prête à être envoyée au client.

  4. Des fonctions activées selon l’entreprise.

    Chaque fonction s’active ou se désactive d’un simple réglage, entreprise par entreprise. C’est ce qui permet d’adapter l’outil à une autre entreprise sans le réécrire.

  5. Vérifié à chaque modification.

    Les règles de facturation sont rejouées à chaque modification pour signaler ce qui casse : numérotation, états des devis et des factures, calcul de la TVA, contrôle du SIRET, génération du PDF, export comptable.

  6. En ligne.

    Le CRM est accessible depuis n’importe quel navigateur, hébergé par mes soins.

Ce que ça change

  • Je vois chaque matin ce qui est à faire aujourd’hui et quelles factures sont en retard.
  • Je sais où en est chaque prospect, et depuis quand je ne lui ai pas parlé.
  • Un devis accepté devient une facture sans ressaisie.
  • Une facture ne part pas sans ses mentions légales, et une fois émise elle ne bouge plus.
  • Pour un client, c’est le même travail que je propose : un outil qui fait respecter les règles à la place de celui qui s’en sert.